Een bijeenkomst begint al voor de eerste gasten er zijn. Voor lunches, borrels en grotere events regelt Yanying onder meer de ruimte, catering, dieetwensen en praktische voorbereiding. Tijdens de bijeenkomst houdt ze overzicht en is ze vaak het eerste aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers. Daardoor hoeven anderen er alleen maar te zijn, terwijl zij bewaakt dat de organisatie achter de schermen klopt.
Achter de schermen vooruitdenken
Als gastvrouw en eventorganisator draagt Yanying vanuit de staf bij aan het dagelijkse reilen en zeilen van EMMA. Ze kijkt vooruit, stemt af met collega’s en neemt initiatief als plannen veranderen. Haar ervaring als muziekdocent helpt haar om aandachtig te luisteren en haar aanpak aan verschillende mensen aan te passen. Gastvrijheid betekent voor haar daarom meer dan een vriendelijk ontvangst: ook duidelijk communiceren, praktisch meedenken en zorgen dat afspraken worden nagekomen horen erbij. Als er tijdens een evenement onverwacht iets verandert, blijft ze rustig en zoekt ze direct naar wat wél mogelijk is, zodat het programma gewoon kan doorgaan.