Het kerndepartement van BZK werkt nu ruim een jaar als flexibele organisatie. Binnen directies zijn er alleen nog tijdelijke werkverbanden. Flexibele afdelingen en programma’s kunnen gestart en gestopt worden zonder formele reorganisatie. Vanuit een aparte pool, BZK Flex, worden medewerkers ingezet op tijdelijke opdrachten bij andere BZK-directies. Doelen: een wendbaarder en slagvaardiger bestuursdepartement en beter inzetbare, en tot hun recht komende medewerkers. Werkt ’t ook zo in de praktijk? Bij EMMA sprak met Wendy Sutherland, directeur Concernondersteuning, en Sicco Louw, directeur BZK Flex. ‘Wij zijn goed voor de resultaatgerichtheid.’

'We stonden er als BZK niet goed voor.’

‘We komen uit de tijd van vaste functieomschrijvingen en heel precies vastgestelde formatie. Dat maakte ons kwetsbaar. We konden ons niet aanpassen aan veranderende behoeften in onze omgeving. We stonden er als BZK niet goed voor’, herinnert Wendy Sutherland zich tijdens deze Bij EMMA. Om haar en Sicco Louw heen zitten twintig ambtenaren van andere ministeries en overheden.

Secretaris-Generaal Richard van Zwol gooide het roer om in 2015. Alle medewerkers van het bestuursdepartement werden onder de SG geplaatst, het aantal directoraten-generaal werd teruggebracht van drie naar twee en er kwam dus die nieuwe directie: BZK Flex.

Vanuit BZK Flex werken nu zo’n 200 medewerkers (van de in totaal 1000) op tijdelijke opdrachten binnen het bestuursdepartement. Andere directies zijn opdrachtgever en kunnen voor bijna elke functie – van zware manager tot secretaresse – een beroep doen op BZK Flex, passend binnen de beschikbare capaciteit. Dit alles zonder formele reorganisatie.

Wendy Sutherland betoogt

Bundelen en matchen

Sicco Louw: ‘Elke directie maakt een capaciteitsplanning. Het grootste deel is structureel; 10 tot 20 procent is tijdelijk – daarvoor komen ze naar ons toe. Wij bundelen de behoeftes en gaan matchen. Dat matchen gebeurt in goed overleg tussen de flexmanager van de betreffende directie, de medewerker zelf en ons. Een grote angst was dat we veel van die 200 flex-mensen niet zouden kunnen matchen. Maar dat is nauwelijks gebeurd. Niemand zit op de bank, zogezegd. Sterker nog: veel medewerkers zijn uit hun comfortzone gekomen - ze ontdekken dat dat lekker is én dat ze ’t kunnen. Wij helpen door combinaties van mensen te maken waar nog niemand aan had gedacht.’

'Bij een nieuw regeerakkoord kunnen wij ons nu snel aanpassen aan de nieuwe situatie.’

Meer schwung

Wendy Sutherland: ‘Medewerkers die regelmatig veranderen van werk, zijn breder en duurzaam inzetbaar. We zijn nu ruim een jaar bezig en je merkt dat ze zelfbewuster zijn. Ze maken de overstap van baanzekerheid naar werkzekerheid. Flexwerken bevordert ook domein-overschrijdend denken en verbetert de samenwerking tussen organisatieonderdelen. Ik denk dat wij goed zijn voor de resultaatgerichtheid binnen het departement.’

Louw: ‘Het hele departement heeft meer schwung gekregen. Bij een nieuw regeerakkoord kunnen wij ons nu snel aanpassen aan de nieuwe situatie.’

Bespreking aan tafel

‘De voordelen zijn groter dan de nadelen’

Cultuurverandering

‘Wat doen jullie aan opdrachtgeverschap?’ vraagt Nienke Doeve, senior projectleider bij VWS.

Louw: ‘Goed punt. De opdrachten die we in eerste instantie kregen, waren vaak slecht geformuleerd. Ze vroegen maar raak. Dus ik ben intakeformulieren gaan maken die jou als flexmanager dwingen te formuleren wat je nu precies verwacht van zo’n flexmedewerker.’

Sutherland: ‘Het is een hele cultuurverandering. Functieprofielen veranderen. Er worden andere competenties verwacht. Leidinggevenden moeten meer werken vanuit het grote geheel. Je moet zorgen dat het proces niet stolt.’

Louw: ‘Het matchen maakt dat je anders met elkaar omgaat. Je moet continu bijsturen. Dat kost tijd, discipline en energie. En, niet te vergeten, meer bureaucratie. We zijn wel gegroeid in het hele proces maar er is nog een flinke professionaliseringslag nodig.’

Rijksbreed

‘Moeten we dit niet rijksbreed invoeren?’, vraagt Martijn Jebbink, manager Organisatie en Ontwikkeling bij OCW.

‘De voordelen zijn groter dan de nadelen’, zegt Sutherland. ‘Maar voorlopig hebben we de handen vol aan BZK.’

Louw: ‘We hebben wel veel contact met andere flexpools bij andere ministeries.’

Geschreven door

Eduard van Holst Pellekaan

journalist – bladenmaker & websitebedenker

Inspiratie over Bestuur en Governance?

Ontvang een paar keer per jaar een inzicht, publicatie, of tip voor een bijeenkomst.